Assistant(e) administratif(ve) senior (gestionnaire plannings) - Bambinos, agence de garde d'enfants

Assistant(e) administratif(ve) senior (gestionnaire plannings)

Bambinos.care (www.bambinos.care) est une agence moderne de garde d’enfants à domicile, leader dans les Pyrénées-Orientales qui compte environ 100 salariés et plus de 250 clients.

La société a un ADN startup, digital et “tech” tout en étant une société humaine très orientée sur la maximisation de la satisfaction salariés et clients.

L'Assistant(e) administratif senior devra assurer une gestion efficace du standard et des plannings (nounous/ familles), des tâches administratives et de la relation client.

Missions principales :

1. Gestion du standard téléphonique et des plannings (familles / nounous)

• Gestion du standard téléphonique et du “SAV”

• Responsabilité et autonomie opérationnelle sur les plannings (affectations, modifications, remplacements)

2. Administratif

2.1 Traitement des candidatures :

• Tri des candidatures reçues et mise à jour de notre logiciel “ATS” 

• Organisation des rdv avec les candidat(e)s pour son/sa manager (prise de RDV)

2.2 Tâches lors de l’embauche : 

• Enregistrement des documents administratifs fournis à l’embauche 

• Veille au renouvellement desdits documents

• Archivage Googledrive des documents clés élaborés lors de l’embauche : DPAE, visite médicale, adhésion mutuelle, contrat signé

2.3 Gestion administrative quotidienne des salariés :

• Gestion administrative : indisponibilités nounous, absences, arrêts maladies, congés

• Organisation des entretiens individuels pour son/sa manager (prise de RDV)

3. Relation client

• Suivi des nouveaux clients : enregistrement des pièces administratives liées au contrat

• Envoi d’emails de mise en relation intervenante x famille lorsque l’affectation a été faite

• Enregistrement des chèques CESU

• Traitement des fins de contrats clients 

Savoir-faire :

• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles (pas de fautes d'orthographe)

• Maîtrise des outils bureautiques (GoogleDrive, googlesheet, googledoc)

• La maîtrise d’un logiciel de planning (ERP) et d’un ATS (recrutement) seront des atouts considérables

• Un sens aigu de l'organisation et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

• Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion

Formation et expérience :

Niveau Bac+2 en assistance administrative ou gestion

10 ans minimum d’expérience sur un poste similaire (sérieuses recommandations d’anciens employeurs impérativement)

Un poste équivalent en agence d’intérim ou de gestionnaire de plannings complexes (type aide à domicile) est un plus !

Conditions de travail et rémunération :

39h par semaine

2 300 € bruts par mois (Base 39 heures)

Vous intégrerez nos bureaux dans un espace de co-working moderne et dynamique !

Savoir-être :

• Organisé(e), dynamique, doté(e) d'un grand sens du relationnel, vous souhaitez vous investir dans une structure à taille humaine.

• Vous êtes méthodique, rigoureux, organisé, autonome et avez le sens du service.

• Un bon relationnel, une capacité d'organisation et de priorisation sont de réels atouts pour réussir sur ce poste.